¿Qué es Veri*Factu?

La normativa VeriFactu regula los nuevos requisitos para las facturas y facturas simplificadas, también conocidas como tickets, en las transacciones comerciales. A partir de su implementación, tanto las facturas como los tickets deben estar disponibles para Hacienda, garantizando su trazabilidad mediante una firma digital que previene alteraciones no documentadas.

Esta normativa tiene un impacto directo en los tickets de venta emitidos como comprobantes en los comercios. Las balanzas comerciales que imprimen tickets deben adaptarse a los estándares de VeriFactu para asegurar el cumplimiento de estas exigencias.

En especial, negocios como carnicerías, pescaderías, charcuterías o fruterías, donde se venden productos al peso, necesitan que sus balanzas cumplan tanto con la normativa metrológica como con VeriFactu. Esto asegura que los tickets emitidos respeten los nuevos requisitos legales y sean totalmente válidos.

Yo no hago facturas, solo doy tickets. ¿Estoy obligado a cumplir la normativa?

Aunque muchas veces los llamamos tickets, técnicamente se consideran facturas simplificadas. La normativa VeriFactu abarca tanto las facturas completas como las simplificadas, lo que significa que ambas deben cumplir con las mismas exigencias legales.

Por ello, cualquier balanza que emita tickets como comprobantes de una transacción comercial debe estar adaptada a los requisitos de VeriFactu. Esto garantiza que las operaciones de venta sean legales y cumplan con las normativas vigentes, independientemente de si emites facturas completas o simplificadas.

Requisitos clave para las balanzas Veri*Factu según la nueva normativa

La normativa Veri*Factu introduce nuevas exigencias para las facturas y facturas simplificadas (tickets) emitidas por las balanzas comerciales. Estas medidas tienen como objetivo principal garantizar la trazabilidad e integridad de los tickets. Los puntos clave son:

• Información obligatoria en el ticket: además de los datos habituales, el ticket debe incluir el texto legal «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «Veri*Factu». También es obligatorio que cuente con un código QR escaneable, permitiendo al cliente consultar los detalles del ticket directamente en la plataforma de la AEAT.
• Depósito automático de archivos en Hacienda: cada vez que se emite un ticket, la balanza debe generar un archivo en formato XML que contenga toda la información del ticket. Este archivo debe enviarse automáticamente a los sistemas de Hacienda, acompañado de una firma electrónica válida emitida por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

Para comprender mejor el marco legal de estas exigencias, puedes consultar la Ley Antifraude (Ley 11/2021, de 9 de julio), disponible en el BOE de julio de 2024.

¿Qué nuevas funcionalidades tiene que cumplir la balanza para adaptarse a la normativa Veri*Factu?

Las balanzas Veri*factu tienen que gestionar certificados electrónicos para autenticar la comunicación con la AEAT. Para ello, habrá que introducir en la balanza tu certificado digital de la FNMT. La balanza, de manera automática, tendrá que generar un archivo XML con las facturas emitidas en tiempo real, que se habrá de enviar con la estructura, formato y codificación requerida por la AEAT, usando para ello protocolos seguros de comunicación.

El archivo XML generado automáticamente por la balanza tiene que contener la siguiente información:

• NIF o CIF del emisor
• Nº de factura y serie (o nº de factura simplificada)
• Tipo de factura: de venta, rectificativa, etc.
• Cuota total (IVA)
• Importe total
• Fecha, hora y huso horario de generación del registro
• Huella del registro de facturación anterior (incluyendo fecha y hora para asegurar la concatenación).

Para realizar automáticamente las acciones descritas anteriormente, las balanzas deben contar con un software validado por el Ministerio, conocido como Software Contable Homologado. Las balanzas PC o balanzas digitales son las más adecuadas, ya que incorporan este software y ofrecen opciones adicionales como facilidad de uso, pantallas de publicidad y control remoto por ordenador.

¿Cómo se realiza la comunicación en directo con la AEAT en el sistema Veri*factu?

Para cumplir con la normativa Veri*Factu, las balanzas comerciales deben estar conectadas a internet. Esta conexión es esencial para garantizar un intercambio constante de información con la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria). A continuación, te explicamos cómo funciona este proceso:

1. Autenticación mediante certificado electrónico: cada balanza debe utilizar un certificado digital válido para autenticar la conexión con la AEAT, asegurando que la comunicación sea segura y fiable.
2. Envío de registros de facturación en tiempo real: las facturas y facturas simplificadas (tickets) emitidas por la balanza se transforman en registros digitales que se envían automáticamente cada minuto. Estos registros incluyen toda la información necesaria para garantizar su trazabilidad.
3. Procesamiento de respuestas: la balanza debe recibir y procesar las respuestas de la AEAT en tiempo real. Para facilitar este control, las balanzas cuentan con una ventana de facturación, donde se pueden verificar todos los envíos realizados. Esta ventana muestra:
   • Si los registros enviados han sido aceptados.
   • Si hay errores que necesitan ser corregidos.
4. Ticket con información completa: además de los envíos digitales, el ticket físico incluye:
   • La palabra Veri*Factu, que identifica el cumplimiento de la normativa.
   • Un código QR que dirige a la URL de la AEAT, donde los clientes pueden consultar los datos del ticket.

Este sistema no solo asegura la transparencia y trazabilidad de las transacciones, sino que también agiliza el cumplimiento de las obligaciones fiscales para los negocios de hostelería y comercio.

¿Cómo reciben las balanzas las respuestas de la AEAT?

Cada vez que una balanza envía registros de facturación a la AEAT, el sistema genera una respuesta automática que confirma si el registro ha sido recibido correctamente o si contiene errores. Para gestionar esta información, las balanzas adaptadas a la normativa Veri*Factu cuentan con una ventana de facturación que permite a los usuarios verificar todos los registros enviados. En esta ventana se muestran los datos de cada envío, como la fecha y el número de factura o factura simplificada, además de un marcador tipo semáforo que indica el estado de cada registro. Cuando el semáforo está en verde, significa que el envío fue aceptado y no presenta problemas, mientras que si está en rojo indica que el registro contiene errores que deben ser corregidos.

En caso de errores, la balanza permite identificar el problema para realizar las correcciones necesarias y reenviar la información de forma precisa. Si deseas más información técnica o funcional sobre este proceso, puedes consultar esta completa presentación sobre Veri*Factu de la AEAT.

¿Cambiará la forma de trabajar con la balanza?

No, la normativa exige que las propias balanzas realicen estas nuevas acciones de forma automática, sin intervención del operario. Sin embargo, es importante tener en cuenta que para adaptarse a la normativa, se requiere conexión a Internet en el establecimiento para que la balanza pueda transferir los archivos a los ficheros de hacienda.

¿Qué pasa si no tengo capacidad de conectarme a Internet para hacer el envío de los registros al minuto?

En algunos casos, como en mercados ambulantes, no es posible mantener una conexión a internet constante para el envío de información. Para estas situaciones, existe un sistema de intercambio en diferido, conocido como sistema No Veri*Factu. Sin embargo, este método es más restrictivo y requiere que toda la información se envíe bajo requerimiento, cumpliendo con requisitos adicionales que no se exigen en el sistema estándar de la normativa Veri*Factu.

En este tipo de escenarios, las balanzas deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Conservar los registros: todos los datos de facturación (facturas y facturas simplificadas) deben almacenarse durante 4 años, ya sea dentro o fuera de la balanza.
• Certificados digitales: cada registro debe estar firmado digitalmente, garantizando que la firma sea correcta.
• Comprobación de registros: las balanzas deben contar con un sistema que verifique que los registros cumplen con todos los requisitos establecidos en la normativa Veri*Factu.
• Alerta de anomalías: si se detecta algún error en los registros, la balanza debe generar automáticamente una alarma para advertirlo.
• Integridad de los datos: es fundamental garantizar que los registros sean inalterables y que la fecha y hora sean precisas, con un margen de tolerancia menor a un minuto.
• Encadenamiento de registros: cada registro debe incluir información parcial del anterior, asegurando una concatenación que permita rastrear las facturas y los tickets.
• Registro de eventos: cada 6 horas de funcionamiento (o antes de apagarse, si el tiempo es menor), la balanza debe generar un registro de eventos que incluya cualquier anomalía detectada.
• Exportación de datos: las balanzas deben permitir exportar los registros de facturación y eventos entre fechas específicas cuando la AEAT lo solicite.
• Seguimiento completo: el sistema debe facilitar el seguimiento de los registros, tanto hacia adelante como hacia atrás, para garantizar la trazabilidad total.

Con estas medidas, incluso sin conexión a internet permanente, las balanzas Veri*Factu aseguran el cumplimiento de la normativa y mantienen la integridad de los tickets, etiquetas y facturas simplificadas.

¿Quién debe tener sus balanzas adaptadas a la normativa Veri*Factu?

Cualquier persona o entidad que realice transacciones comerciales debe adaptar sus balanzas a la normativa Veri*Factu. Esto incluye personas jurídicas, personas físicas y entidades sin personalidad jurídica sujetas a la normativa en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, Impuesto de Sociedades o Impuesto sobre la Renta de no Residentes.

¿Hay excepciones a la norma?

Sí, las zonas fuera del territorio IVA, como Canarias, Ceuta y Melilla, no están sujetas a la norma. Tampoco se aplica en el Territorio Foral (País Vasco), que sigue las exigencias de la norma TicketBAI, similar a Veri*Factu. Empresas bajo el sistema de Suministro de Información Inmediata (SII) o en el Territorio Foral están exentas.

Fecha límite de la normativa Verifactu

Fecha máxima de adaptación: 31 de julio de 2025.

Los obligados tributarios deben tener operativos los sistemas informáticos adaptados a la normativa antes del 1 de julio de 2025, según el BOE de diciembre.

Adicionalmente, las actualizaciones recientes sobre Veri*Factu están disponibles en el BOE del 17 de octubre de 2024.

Todas las balanzas de Comercial Alfer cumplen con los requisitos anteriormente descritos, además, estamos especializados en este sistema, por lo que si tiene cualquier duda a la hora de adquirir una balanza para cumplir con VeriFactu, puede ponerse en contacto sin problema.